Текст реферата: страница 3
аются только в том случае, если они нужны для разбиения слова в конце строки. Неровность правого края можно изменять, изменяя ширину зоны переноса. Считается, что каждая строка текста продолжается за правый край на величину, указанную в строке ввода "Зона переноса". Чем уже зона переноса, тем меньше неровность правого края; чем шире зона переноса, тем меньше число символов переноса. После внесения изменений в документ, который содержит символы переноса, некоторые из них могут оказаться ненужными, так как станут находиться в середине строки. Несмотря на то что эти символы переноса не будут отображаться на экране, у вас может возникнуть желание удалить их из документа.
Works позволяет использовать отступы для смещения отдельных абзацев или создания маркированных списков. Кроме того, пользователь может быстро выбрать один из наиболее распространенных типов абзацев, например:
·С красной строкой.
·Маркированный список.
·С нависающим отступом. Такие абзацы удобно использовать при перечислении или в списке литературы.
·Типа "цитата": абзац располагается в центре страницы, выделяясь на фоне остального текста.
Works позволяет задать интервал между абзацами и межстрочный интервал для текста в документе текстового процессора. По умолчанию используются одинарные интервалы. Пользователь может в любой момент установить двойные интервалы или задать произвольные величины интервалов между строками, перед абзацем и после абзаца. Межстрочный интервал не обязан быть целым числом. Например, можно ввести 0.75 или 1.33. Если единица измерения не указана, то расстояние измеряется в строках (2 означает двойной интервал); кроме того, можно ввести число, а за ним единицу измерения (дюймы, сантиметры, интервалы, миллиметры или пункты).
Панель инструментов текстового процессора содержит кнопки, которые можно нажимать с помощью мыши. Нажатие этих кнопок вызывает выполнение наиболее часто используемых операций, в том числе, некоторых команд форматирования, печать документа и просмотр подготовленного к печати документа на экране. По умолчанию при создании нового документа панель инструментов изображается на экране. При желании панель инструментов можно убрать с экрана, чтобы увеличить размер рабочей области.
Если линейка находится на экране, то можно изменить оформление документа, перемещая с помощью мыши маркеры отступов и позиции табуляции, установленные на линейке. Например, таким образом можно создать в документе таблицу. Для того чтобы изменить цену деления линейки, выберите Параметры в меню Сервис.
При работе с текстовым процессором пользователь может отменить ввод или изменение текста или изменение в оформлении, если сразу после выполнения этой операции выберет команду Отменить в меню Правка. Например, если вы случайно удалили текст, то сразу же выберите Отменить, чтобы восстановить его. Важно помнить, что отменить можно только последнюю выбранную пользователем команду или ввод последнего значения.
Сразу после отмены операции название этой команды меняется на "Восстановить"; выберите эту команду, чтобы восстановить состояние текущего документа, каким оно было до выполнения отмены.
1.3 Печать документа из текстового процессора
Перед тем как приступить к печати документа, проверьте его оформление и разбиение на страницы, выполните проверку орфографии и добавьте верхние и нижние колонтитулы. Для экономии времени и бумаги просмотрите подготовленный к печати документ на экране. Для того чтобы перейти в режим предварительного просмотра, нажмите кнопку "Просмотр" на панели инструментов. При печати можно выбрать режим черновой печати, в котором печать выполняется значительно быстрее.
Верхний колонтитул - это текст, который печатается вверху каждой страницы документа. Нижний колонтитул - это текст, который печатается внизу каждой страницы документа. В колонтитулы можно включить номера страниц, дату и время; текст колонтитула можно выровнять с помощью специальных символов. В текстовом процессоре абзацы верхних и нижних колонтитулов могут состоять из нескольких строк и содержать рисунки и иллюстрации.
Пользователь может добавить номера страниц к документу текстового процессора, электронной таблице, базе данных или отчету по базе данных с помощью команды Колонтитулы (меню Вид). Можно напечатать номера страниц внизу или вверху каждой страницы, запретить печать номера страницы на первой странице документа или изменить начальный номер страницы документа.
Перед тем как напечатать документ Works, его можно просмотреть на экране. Поля, верхние и нижние колонтитулы располагаются на своих местах; кроме того, показано действительное разбиение документа на страницы. При желании можно увеличить масштаб изображения.
Пользователь может указать, какой принтер следует использовать для печати документов Works. После того как будет выбран принтер, который следует использовать для печати документа, пользователю станут доступны только те шрифты и параметры принтера, которые можно использовать для указанного принтера. Works может использовать только те принтеры, которые установлены в Microsoft Windows. Для получения информации о других параметрах, которые можно использовать для указанного принтера, нажмите кнопку "Справка" в окне диалога Настройка принтера. На экране появится справочная информация Windows о настройке принтеров.
Если у вас есть база данных с именами и адресами и комбинированный документ, который содержит прототипы полей базы данных, то можно напечатать столько разных копий комбинированного документа, сколько записей содержится в базе данных.
Если у вас есть база данных с именами и адресами и почтовая наклейка, которая содержит прототипы полей базы данных, то можно напечатать столько разных копий почтовых наклеек, сколько записей содержится в базе данных.
С помощью текстового процессора можно создать автономный конверт или разместить информацию о конверте в документе текстового процессора. В последнем случае информация о конверте хранится в начале документа и отделена от основной части документа маркером конца страницы, который нельзя удалить.
Кроме того, в адрес на конверте можно включить поля базы данных. Таким образом можно напечатать конверты для комбинированных документов.
Если весь документ не помещается на одном печатном листе, то Works автоматически разбивает его на страницы. В обычном режиме автоматические маркеры конца страницы изображаются как две маленькие стрелки (>>) у левой границы документа. В режиме макета на экране отображается реальное разбиение документа на страницы. При желании можно изменить автоматическое разбиение на страницы, разместив в нужных местах документа маркеры конца страницы. Маркеры конца страницы, вставленные пользователем, изображаются в виде горизонтальной пунктирной линии. При вставке или удалении маркеров конца страницы Works автоматически выполняет перенумерацию страниц.
Размеры страницы, поля и ориентация определяют, как Works печатает документ. Пользователь может изменить размеры страницы и ориентацию согласно используемой бумаге. Кроме того, можно изменить ориентацию документа на странице: напечатать его горизонтально. С помощью полей можно улучшить вид документа: оставить место для колонтитулов, заголовков и т.п. Для каждого документа можно установить свой набор параметров печати.
2. Электронная таблица
Электронная таблица Works является средством для работы с числовыми данными с возможностью построения диаграмм и позволяет решать финансовые, статистические и другие задачи, связанные с вычислениями, а затем представить полученные результаты в графическом виде.
2.1 Создание электронной таблицы
Панель инструментов электронной таблицы содержит кнопки, которые можно нажимать с помощью мыши. Нажатие этих кнопок вызывает выполнение наиболее часто используемых операций, в том числе, некоторых команд форматирования, печать документа и просмотр подготовленного к печати документа на экране. По умолчанию при создании новой электронной таблицы панель инструментов изображается на экране. Для того чтобы выполнить операцию форматирования, можно сначала ввести информацию в электронную таблицу, а затем выделить ячейки, которые следует изменить, и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов или сначала выделить пустые ячейки и изменить их оформление, а затем ввести информацию в эти ячейки. Если вы выделите значение и нажмете кнопку на панели инструментов, то изображение кнопки изменится соответственно выполненному действию. Если вы потом снова выделите это значение, то изображение кнопки снова изменится, отображая изменения, внесенные в оформление этого значения. Создание электронной таблицы начинается с ввода информации в ячейки. (Ячейка - это прямоугольник, который лежит на пересечении строки и столбца.) В ячейки можно вводить текст, числа, даты и время. Для того чтобы выполнить вычисления над строкой или столбцом чисел, следует ввести формулу. Если после того, как формула будет введена, изменится содержимое ячеек, на которые ссылается эта формула, то значение формулы будет автоматически обновлено.
Новую электронную таблицу можно создать сразу после запуска Works или в любой момент во время работы с Works. Сразу после создания электронной таблицы можно начать ввод текста, дат, чисел или формул в ее ячейки. Если число не помещается в ячейку электронной таблицы, так как оно слишком большое или для него выбран неправильный формат, то Works изображает его как "#####". Для того чтобы увидеть число или дату, необходимо увеличить ширину поля или изменить формат числа или даты.
При вводе формул в электронную таблицу можно использовать абсолютные ссылки, которые всегда указывают на одну и ту же ячейку, даже если содержащая эту ссылку формула копируется в другую область электронной таблицы. Для того чтобы сделать абсолютной координату столбца и строки, введите перед ней знак доллара ($).
Адрес ячейки состоит из заголовка столбца и заголовка строки (например, B8). Наличие адресов позволяет включить значение из одной ячейки в формулу, которая содержится в другой ячейке. Адрес диапазона состоит из адресов ячеек, которые находятся в верхнем левом и нижнем правом углах диапазона, разделенных двоеточием. Кроме того, можно присвоить имя отдельной ячейке или диапазону. Использование имен диапазонов упрощает чтение формул. Имена и адреса диапазонов в формулах и командах являются взаимозаменяемыми. Например, если диапазону B2:C3 присвоено имя "Расходы", то формулы =СУММА(Расходы) и =СУММА(B2:C3) дадут одинаковый результат.
Циклическая ссылка - это ошибка, в результате которой формула в электронной таблице прямо или косвенно ссылается сама на себя. В таком случае непонятно, с какой из связанных таким образом формул следует начинать вычисления. Если Works обнаружит циклическую ссылку, то в строке состояния появится индикатор "ЦИКЛ". Для того чтобы удалить циклическую ссылку, исправьте одну из формул.
С помощью формул можно вычислить новые значения из существующих значений в электронной таблице. При изменении любого аргумента формулы Works автоматически обновляет ее значение. Например, если вы введете формулу, которая суммирует значения нескольких ячеек, а затем измените значение одной из этих ячеек, то Works автоматически обновит значение этой формулы.
Функция - это встроенная формула, которую можно использовать в электронной таблице или базе данных Microsoft Works для Windows. Система Works содержит 76 встроенных функций, предназначенных для выполнения различных вычислений.
Выделение - это способ указать Works, какую именно информацию следует обработать. Если пользователь выделит какие-либо ячейки в электронной таблице, то следующая операция будет выполнена над этими ячейками. Например, прежде чем скопировать, переместить, удалить или отформатировать диапазон ячеек, необходимо их выделить.
Нажатие некоторых комбинаций клавиш эквивалентно выбору определенных команд или выполнению определенных действий. Обычно комбинация клавиш состоит из клавиши буквы, клавиши символа или функциональной клавиши, нажатой одновременно с клавишей CTRL, SHIFT или ALT. Например:
Скопировать выделенный фрагмент
CTRL+INS
Вставить выделенный фрагмент
SHIFT+INS
Удалить выделенный фрагмент в буфер
CTRL+DEL
Удалить выделенный фрагмент
DEL или BACKSPACE
Удалить выделенный фрагмент ("ТП")
CTRL+BACKSPACE
Удалить символ слева от курсора
BACKSPACE
Удалить символ справа от курсора
DEL
Отменить последнюю команду
ALT+BACKSPACE
При вводе формул в электронную таблицу можно использовать смешанные ссылки, т.е. ссылки, в которых абсолютной является только координата столбца или строки. Например, в ссылке B$2 абсолютной является только координата строки, в то время как координата столбца является относительной. При копировании формулы со смешанной ссылкой в другую ячейку абсолютная часть ссылки остается постоянной, а относительная часть меняется должным образом.
Если электронная таблица содержит больше информации, чем помещается на одном экране, то для того, чтобы перейти к области электронной таблицы, не видимой на экране в данный момент, следует прокрутить изображение в текущем окне. В основном при вводе формул в электронную таблицу используются относительные ссылки на ячейки и диапазоны. Пример относительной ссылки: "Пятый дом от института в сторону центра". Пример абсолютной ссылки: "Дом номер 41". Например, если вы скопируете формулу =B1 из ячейки A3 в ячейку B4, то в обоих случаях в ячейку, которая содержит формулу, будет занесено значение из ячейки, которая находится на две строки выше и на один столбец правее.
Works позволяет быстро выполнить поиск информации в электронной таблице. При этом можно указать, что информацию следует искать во всей электронной таблице или только в выделенных ячейках. В зависимости от указаний пользователя, Works выполнит поиск значений формул или самих формул.
Команду Заменить в меню Правка можно использовать для поиска и замены одной группы символов другой группой символов. При этом можно указать, что информацию следует искать во всей электронной таблице или только в выделенном диапазоне ячеек. Кроме того, следует помнить, что при выполнении этой операции ищутся формулы (в том числе, числовые значения в общем формате), а не значения формул.
При работе с электронной таблицей пользователь может отменить ввод или изменение информации или изменение в оформлении, если сразу после выполнения этой операции выберет команду Отменить в меню Правка. Например, если вы случайно удалили содержимое ячейки, то сразу же выберите Отменить, чтобы восстановить удаленное значение. Если предыдущее действие нельзя отменить, то название этой команды меняется на "Отмена невозможна". Важно помнить, что отменить можно только последнюю выбранную пользователем команду или ввод последнего значения. Сразу после отмены операции название этой команды меняется на "Восстановить"; выберите эту команду, чтобы восстановить состояние текущего документа, каким оно было до выполнения отмены.
Works позволяет скопировать или переместить содержимое ячейки - текст, число, оформление или формулу - в другую область электронной таблицы или другую электронную таблицу. При копировании или перемещении отдельной ячейки или диапазона ячеек в другую область электронной таблицы вместе с содержимым ячеек копируется шрифтовое оформление и выравнивание; кроме того, соответствующим образом изменяются все относительные ссылки. Works позволяет быстро скопировать содержимое ячейки в ячейки, находящиеся справа от этой ячейки или под этой ячейкой. Если копируемая ячейка пуста, то копируется только шрифтовое оформление и выравнивание ячейки.
Кроме того, для копирования информации внутри одного документа Works, между разными компонентами Works или между Works и другими приложениями, работающими в среде Windows, можно использовать мышь. Для получения более подробной информации о копировании информации с помощью мыши выберите раздел "Копирование и перемещение информации с помощью мыши" под заголовком "См. также" в конце этого раздела.
Пользователь может запретить изменение содержимого электронной таблицы. По умолчанию Works блокирует все ячейки в электронной таблице, однако, до тех пор, пока не будет включен флажок "Защита данных" в окне диалога Защита, эта блокировка не действует. Если ячейка заблокирована и флажок "Защита данных" включен, то Works не позволит изменить оформление или содержимое этой ячейки или разблокировать ее.
2.2 Оформление электронной таблицы
В электронной таблице текст и значения можно выровнять по левому или правому краю или центру ячейки. Кроме того, можно выровнять содержимое ячейки по центру группы выделенных ячеек. Таким образом можно выровнять заголовок электронной таблицы. Works позволяет сделать так, чтобы текст не изображался в смежных ячейках, а автоматически переносился на следующую строку. Кроме того, можно выровнять по вертикали содержимое ячеек, высота которых превышает высоту содержащегося в них текста. Информацию можно выровнять по верхнему или нижнему краю или центру ячейки.
Works позволяет добавить линии или рамку к выделенным ячейкам электронной таблицы, чтобы привлечь внимание к этим ячейкам. При размещении рамки можно выбрать любой из семи типов линий рамки, а также цвет линий рамки. Кроме того, можно нарисовать не полную рамку, а отдельные линии с любой стороны ячейки. Ширина столбца определяет, сколько символов изображается в ячейке. Если длина текстового значения превышает ширину ячейки, то неумещающаяся часть значения изображается в соседних ячейках справа и/или слева (в зависимости от способа выравнивания), если они пусты. Если соседние ячейки не пусты, то изображается столько начальных символов значения, сколько помещается в ячейке. Если число или дата не помещается в столбце, то Works изображает его как "#####". При выделении ячейки ее содержимое полностью отображается в области редактирования. По умолчанию ширина каждого столбца равняется 10 символам, однако, пользователь в любой момент может изменить ширину любого столбца. Кроме того, можно включить флажок "Лучшее заполнение". В этом случае Works автоматически вычисляет и устанавливает ширину столбца, необходимую для размещения всех (или выделенных) значений в этом столбце.
Пользователь может сделать невидимыми отдельные столбцы или строки электронной таблицы. Такие столбцы или строки не изображаются на экране и не печатаются. Таким образом можно повысить наглядность электронной таблицы, сравнить содержимое несмежных столбцов или строки или защитить содержимое невидимых столбцов от изменения. Несмотря на то что невидимые столбцы или строки не видны на экране, значения и формулы, которые они содержат, используются в вычислениях и обновляются вместе со всей электронной таблицей.
Для оформления электронной таблицы можно использовать шрифты различных типов, размеров, цветов и начертаний. Для быстрого изменения отдельных атрибутов шрифта можно использовать кнопки, расположенные на панели инструментов. Для одновременного изменения нескольких атрибутов шрифта следует использовать команду Шрифт в меню Формат.
Пользователь может добавить в электронную таблицу пустые строки или столбцы, чтобы разместить в них новую информацию или разделить ими разные области электронной таблицы. При добавлении новых строк или столбцов соответствующим образом автоматически изменяются заголовки строк, заголовки столбцов и все формулы.
Для того чтобы изменить способ изображения чисел в ячейке электронной таблицы, следует изменить числовой формат для этой ячейки до или после заполнения этой ячейки. Если вы собираетесь использовать одинаковый формат для нескольких разных значений, то, возможно, удобнее изменить формат после ввода этих значений. По умолчанию Works изображает числа в общем формате. Кроме того, можно использовать следующие числовые форматы: фиксированный, денежный, европейский, процентный, экспоненциальный, с нулями в начале, дробный, даты, времени, текстовый и логический.
Примечание: Если вы введете перед числом символ денежной единицы (например, $), то для его изображения будет использоваться денежный формат. Если вы введете перед числом символ процента (%), то для его изображения будет использоваться процентный формат.
Works позволяет упорядочить выделенные строки электронной таблицы по возрастанию ("А"-"Я", 0-9) или по убыванию ("Я"-"А", 9-0). Works позволяет сортировать электронную таблицу сразу по трем столбцам. При определении столбцов для сортировки первым следует указывать наиболее значимый столбец.
2.3 Печать данных из электронной таблицы
Чтобы напечатать документ нужно выбрать пункт подменю Печать из меню Файл или нажать кнопку Печать на панели инструментов.
Верхний колонтитул - это текст, который печатается вверху каждой страницы документа. Нижний колонтитул - это текст, который печатается внизу каждой страницы документа. В колонтитулы можно включить номера страниц, дату и время; текст колонтитула можно выровнять с помощью специальных символов. В текстовом процессоре абзацы верхних и нижних колонтитулов могут состоять из нескольких строк и содержать рисунки и иллюстрации. Находясь в режиме макета документа текстового процессора, укажите на колонтитул и дважды нажмите кнопку мыши, чтобы открыть окно Колонтитулы. Кроме того, в этом режиме можно править текст колонтитулов прямо в документе.
Если информация, которую следует напечатать, не помещается на одном печатном листе, то Works автоматически разбивает электронную таблицу на страницы. При желании можно изменить автоматическое разбиение на страницы, разместив в нужных местах документа маркеры конца страницы. Маркер конца страницы изображается как пунктирная линия, расположенная над строкой или слева от столбца, которые должны быть напечатаны в начале новой страницы.
Пользователь может добавить номера страниц к документу текстового процессора, электронной таблице, базе данных или отчету по базе данных с помощью команды Колонтитулы (меню Вид). Можно напечатать номера страниц внизу или вверху каждой страницы, запретить печать номера страницы на первой странице документа или изменить начальный номер страницы документа.
Перед тем как напечатать документ Works, его можно просмотреть на экране. Поля, верхние и нижние колонтитулы располагаются на своих местах; кроме того, показано действительное разбиение документа на страницы. При желании можно увеличить масштаб изображения.
Пользователь может указать, какой принтер следует использовать для печати документов Works. После того как будет выбран принтер, который следует использовать для печати документа, пользователю станут доступны только те шрифты и параметры принтера, которые можно использовать для указанного принтера. Works может использовать только те принтеры, которые установлены в Microsoft Windows.
Перед тем как напечатать электронную таблицу, можно определить область печати, разместить маркеры конца страницы, создать верхние колонтитулы и нижние колонтитулы , изменить размеры полей и страницы, а также ориентацию документа на странице, просмотреть подготовленную к печати электронную таблицу на экране или сменить принтер.
3. База данных
Базы данных используются для создания, обработки и хранения списков клиентов, товаров и прочей информации. Информация в базе данных упорядочена по записям и полям.
3.1 Создание базы данных
Запись - это вся информация о клиенте, товаре, событии и т.п. Отдельный самостоятельный элемент записи (например, фамилия или адрес) называется полем. Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы. Каждая запись базы данных содержит один и тот же набор полей. База данных может содержать до 32,000 записей; каждая запись может содержать до 256 полей.
В режиме формы пользователь просматривает и вводит информацию в базу данных по одной записи за раз, как при работе с печатными бланками. Для создания формы следует ввести имена полей. Каждому полю должно быть присвоено уникальное имя. Например, одному полю можно присвоить имя "Фамилия", а другому - "Имя". Кроме того, форма может содержать заголовки и другую информацию. Например, в форме можно разместить подписи: инструкции, описания или примеры правильно введенных значений.
В режиме таблицы пользователь просматривает и вводит информацию в таблицу, представляющую собой сетку столбцов и строк, похожую на электронную таблицу. Каждая строка является записью, а каждый столбец - полем. Для создания поля следует присвоить имя пустому полю. Каждому полю должно быть присвоено уникальное имя. Например, одному полю можно присвоить имя "Фамилия", а другому - "Имя". Если число не помещается в поле базы данных, так как оно слишком большое или для него выбран неправильный формат, то Works изображает его как "#####". Для того чтобы увидет
