Текст реферата: страница 4
лить пустые ячейки и изменить их оформление, а затем ввести информацию в эти ячейки. Если вы выделите значение и нажмете кнопку на панели инструментов, то изображение кнопки изменится соответственно выполненному действию. Если вы потом снова выделите это значение, то изображение кнопки снова изменится, отображая изменения, внесенные в оформление этого значения. Создание электронной таблицы начинается с ввода информации в ячейки. (Ячейка - это прямоугольник, который лежит на пересечении строки и столбца.) В ячейки можно вводить текст, числа, даты и время. Для того чтобы выполнить вычисления над строкой или столбцом чисел, следует ввести формулу. Если после того, как формула будет введена, изменится содержимое ячеек, на которые ссылается эта формула, то значение формулы будет автоматически обновлено.
Новую электронную таблицу можно создать сразу после запуска Works или в любой момент во время работы с Works. Сразу после создания электронной таблицы можно начать ввод текста, дат, чисел или формул в ее ячейки. Если число не помещается в ячейку электронной таблицы, так как оно слишком большое или для него выбран неправильный формат, то Works изображает его как "#####". Для того чтобы увидеть число или дату, необходимо увеличить ширину поля или изменить формат числа или даты.
При вводе формул в электронную таблицу можно использовать абсолютные ссылки, которые всегда указывают на одну и ту же ячейку, даже если содержащая эту ссылку формула копируется в другую область электронной таблицы. Для того чтобы сделать абсолютной координату столбца и строки, введите перед ней знак доллара ($).
Адрес ячейки состоит из заголовка столбца и заголовка строки (например, B8). Наличие адресов позволяет включить значение из одной ячейки в формулу, которая содержится в другой ячейке. Адрес диапазона состоит из адресов ячеек, которые находятся в верхнем левом и нижнем правом углах диапазона, разделенных двоеточием. Кроме того, можно присвоить имя отдельной ячейке или диапазону. Использование имен диапазонов упрощает чтение формул. Имена и адреса диапазонов в формулах и командах являются взаимозаменяемыми. Например, если диапазону B2:C3 присвоено имя "Расходы", то формулы =СУММА(Расходы) и =СУММА(B2:C3) дадут одинаковый результат.
Циклическая ссылка - это ошибка, в результате которой формула в электронной таблице прямо или косвенно ссылается сама на себя. В таком случае непонятно, с какой из связанных таким образом формул следует начинать вычисления. Если Works обнаружит циклическую ссылку, то в строке состояния появится индикатор "ЦИКЛ". Для того чтобы удалить циклическую ссылку, исправьте одну из формул.
С помощью формул можно вычислить новые значения из существующих значений в электронной таблице. При изменении любого аргумента формулы Works автоматически обновляет ее значение. Например, если вы введете формулу, которая суммирует значения нескольких ячеек, а затем измените значение одной из этих ячеек, то Works автоматически обновит значение этой формулы.
Функция - это встроенная формула, которую можно использовать в электронной таблице или базе данных Microsoft Works для Windows. Система Works содержит 76 встроенных функций, предназначенных для выполнения различных вычислений.
Выделение - это способ указать Works, какую именно информацию следует обработать. Если пользователь выделит какие-либо ячейки в электронной таблице, то следующая операция будет выполнена над этими ячейками. Например, прежде чем скопировать, переместить, удалить или отформатировать диапазон ячеек, необходимо их выделить.
Нажатие некоторых комбинаций клавиш эквивалентно выбору определенных команд или выполнению определенных действий. Обычно комбинация клавиш состоит из клавиши буквы, клавиши символа или функциональной клавиши, нажатой одновременно с клавишей CTRL, SHIFT или ALT. Например:
Скопировать выделенный фрагмент
CTRL+INS
Вставить выделенный фрагмент
SHIFT+INS
Удалить выделенный фрагмент в буфер
CTRL+DEL
Удалить выделенный фрагмент
DEL или BACKSPACE
Удалить выделенный фрагмент ("ТП")
CTRL+BACKSPACE
Удалить символ слева от курсора
BACKSPACE
Удалить символ справа от курсора
DEL
Отменить последнюю команду
ALT+BACKSPACE
При вводе формул в электронную таблицу можно использовать смешанные ссылки, т.е. ссылки, в которых абсолютной является только координата столбца или строки. Например, в ссылке B$2 абсолютной является только координата строки, в то время как координата столбца является относительной. При копировании формулы со смешанной ссылкой в другую ячейку абсолютная часть ссылки остается постоянной, а относительная часть меняется должным образом.
Если электронная таблица содержит больше информации, чем помещается на одном экране, то для того, чтобы перейти к области электронной таблицы, не видимой на экране в данный момент, следует прокрутить изображение в текущем окне. В основном при вводе формул в электронную таблицу используются относительные ссылки на ячейки и диапазоны. Пример относительной ссылки: "Пятый дом от института в сторону центра". Пример абсолютной ссылки: "Дом номер 41". Например, если вы скопируете формулу =B1 из ячейки A3 в ячейку B4, то в обоих случаях в ячейку, которая содержит формулу, будет занесено значение из ячейки, которая находится на две строки выше и на один столбец правее.
Works позволяет быстро выполнить поиск информации в электронной таблице. При этом можно указать, что информацию следует искать во всей электронной таблице или только в выделенных ячейках. В зависимости от указаний пользователя, Works выполнит поиск значений формул или самих формул.
Команду Заменить в меню Правка можно использовать для поиска и замены одной группы символов другой группой символов. При этом можно указать, что информацию следует искать во всей электронной таблице или только в выделенном диапазоне ячеек. Кроме того, следует помнить, что при выполнении этой операции ищутся формулы (в том числе, числовые значения в общем формате), а не значения формул.
При работе с электронной таблицей пользователь может отменить ввод или изменение информации или изменение в оформлении, если сразу после выполнения этой операции выберет команду Отменить в меню Правка. Например, если вы случайно удалили содержимое ячейки, то сразу же выберите Отменить, чтобы восстановить удаленное значение. Если предыдущее действие нельзя отменить, то название этой команды меняется на "Отмена невозможна". Важно помнить, что отменить можно только последнюю выбранную пользователем команду или ввод последнего значения. Сразу после отмены операции название этой команды меняется на "Восстановить"; выберите эту команду, чтобы восстановить состояние текущего документа, каким оно было до выполнения отмены.
Works позволяет скопировать или переместить содержимое ячейки - текст, число, оформление или формулу - в другую область электронной таблицы или другую электронную таблицу. При копировании или перемещении отдельной ячейки или диапазона ячеек в другую область электронной таблицы вместе с содержимым ячеек копируется шрифтовое оформление и выравнивание; кроме того, соответствующим образом изменяются все относительные ссылки. Works позволяет быстро скопировать содержимое ячейки в ячейки, находящиеся справа от этой ячейки или под этой ячейкой. Если копируемая ячейка пуста, то копируется только шрифтовое оформление и выравнивание ячейки.
Кроме того, для копирования информации внутри одного документа Works, между разными компонентами Works или между Works и другими приложениями, работающими в среде Windows, можно использовать мышь. Для получения более подробной информации о копировании информации с помощью мыши выберите раздел "Копирование и перемещение информации с помощью мыши" под заголовком "См. также" в конце этого раздела.
Пользователь может запретить изменение содержимого электронной таблицы. По умолчанию Works блокирует все ячейки в электронной таблице, однако, до тех пор, пока не будет включен флажок "Защита данных" в окне диалога Защита, эта блокировка не действует. Если ячейка заблокирована и флажок "Защита данных" включен, то Works не позволит изменить оформление или содержимое этой ячейки или разблокировать ее.
2.2 Оформление электронной таблицы
В электронной таблице текст и значения можно выровнять по левому или правому краю или центру ячейки. Кроме того, можно выровнять содержимое ячейки по центру группы выделенных ячеек. Таким образом можно выровнять заголовок электронной таблицы. Works позволяет сделать так, чтобы текст не изображался в смежных ячейках, а автоматически переносился на следующую строку. Кроме того, можно выровнять по вертикали содержимое ячеек, высота которых превышает высоту содержащегося в них текста. Информацию можно выровнять по верхнему или нижнему краю или центру ячейки.
Works позволяет добавить линии или рамку к выделенным ячейкам электронной таблицы, чтобы привлечь внимание к этим ячейкам. При размещении рамки можно выбрать любой из семи типов линий рамки, а также цвет линий рамки. Кроме того, можно нарисовать не полную рамку, а отдельные линии с любой стороны ячейки. Ширина столбца определяет, сколько символов изображается в ячейке. Если длина текстового значения превышает ширину ячейки, то неумещающаяся часть значения изображается в соседних ячейках справа и/или слева (в зависимости от способа выравнивания), если они пусты. Если соседние ячейки не пусты, то изображается столько начальных символов значения, сколько помещается в ячейке. Если число или дата не помещается в столбце, то Works изображает его как "#####". При выделении ячейки ее содержимое полностью отображается в области редактирования. По умолчанию ширина каждого столбца равняется 10 символам, однако, пользователь в любой момент может изменить ширину любого столбца. Кроме того, можно включить флажок "Лучшее заполнение". В этом случае Works автоматически вычисляет и устанавливает ширину столбца, необходимую для размещения всех (или выделенных) значений в этом столбце.
Пользователь может сделать невидимыми отдельные столбцы или строки электронной таблицы. Такие столбцы или строки не изображаются на экране и не печатаются. Таким образом можно повысить наглядность электронной таблицы, сравнить содержимое несмежных столбцов или строки или защитить содержимое невидимых столбцов от изменения. Несмотря на то что невидимые столбцы или строки не видны на экране, значения и формулы, которые они содержат, используются в вычислениях и обновляются вместе со всей электронной таблицей.
Для оформления электронной таблицы можно использовать шрифты различных типов, размеров, цветов и начертаний. Для быстрого изменения отдельных атрибутов шрифта можно использовать кнопки, расположенные на панели инструментов. Для одновременного изменения нескольких атрибутов шрифта следует использовать команду Шрифт в меню Формат.
Пользователь может добавить в электронную таблицу пустые строки или столбцы, чтобы разместить в них новую информацию или разделить ими разные области электронной таблицы. При добавлении новых строк или столбцов соответствующим образом автоматически изменяются заголовки строк, заголовки столбцов и все формулы.
Для того чтобы изменить способ изображения чисел в ячейке электронной таблицы, следует изменить числовой формат для этой ячейки до или после заполнения этой ячейки. Если вы собираетесь использовать одинаковый формат для нескольких разных значений, то, возможно, удобнее изменить формат после ввода этих значений. По умолчанию Works изображает числа в общем формате. Кроме того, можно использовать следующие числовые форматы: фиксированный, денежный, европейский, процентный, экспоненциальный, с нулями в начале, дробный, даты, времени, текстовый и логический.
Примечание: Если вы введете перед числом символ денежной единицы (например, $), то для его изображения будет использоваться денежный формат. Если вы введете перед числом символ процента (%), то для его изображения будет использоваться процентный формат.
Works позволяет упорядочить выделенные строки электронной таблицы по возрастанию ("А"-"Я", 0-9) или по убыванию ("Я"-"А", 9-0). Works позволяет сортировать электронную таблицу сразу по трем столбцам. При определении столбцов для сортировки первым следует указывать наиболее значимый столбец.
2.3 Печать данных из электронной таблицы
Чтобы напечатать документ нужно выбрать пункт подменю Печать из меню Файл или нажать кнопку Печать на панели инструментов.
Верхний колонтитул - это текст, который печатается вверху каждой страницы документа. Нижний колонтитул - это текст, который печатается внизу каждой страницы документа. В колонтитулы можно включить номера страниц, дату и время; текст колонтитула можно выровнять с помощью специальных символов. В текстовом процессоре абзацы верхних и нижних колонтитулов могут состоять из нескольких строк и содержать рисунки и иллюстрации. Находясь в режиме макета документа текстового процессора, укажите на колонтитул и дважды нажмите кнопку мыши, чтобы открыть окно Колонтитулы. Кроме того, в этом режиме можно править текст колонтитулов прямо в документе.
Если информация, которую следует напечатать, не помещается на одном печатном листе, то Works автоматически разбивает электронную таблицу на страницы. При желании можно изменить автоматическое разбиение на страницы, разместив в нужных местах документа маркеры конца страницы. Маркер конца страницы изображается как пунктирная линия, расположенная над строкой или слева от столбца, которые должны быть напечатаны в начале новой страницы.
Пользователь может добавить номера страниц к документу текстового процессора, электронной таблице, базе данных или отчету по базе данных с помощью команды Колонтитулы (меню Вид). Можно напечатать номера страниц внизу или вверху каждой страницы, запретить печать номера страницы на первой странице документа или изменить начальный номер страницы документа.
Перед тем как напечатать документ Works, его можно просмотреть на экране. Поля, верхние и нижние колонтитулы располагаются на своих местах; кроме того, показано действительное разбиение документа на страницы. При желании можно увеличить масштаб изображения.
Пользователь может указать, какой принтер следует использовать для печати документов Works. После того как будет выбран принтер, который следует использовать для печати документа, пользователю станут доступны только те шрифты и параметры принтера, которые можно использовать для указанного принтера. Works может использовать только те принтеры, которые установлены в Microsoft Windows.
Перед тем как напечатать электронную таблицу, можно определить область печати, разместить маркеры конца страницы, создать верхние колонтитулы и нижние колонтитулы , изменить размеры полей и страницы, а также ориентацию документа на странице, просмотреть подготовленную к печати электронную таблицу на экране или сменить принтер.
3. База данных
Базы данных используются для создания, обработки и хранения списков клиентов, товаров и прочей информации. Информация в базе данных упорядочена по записям и полям.
3.1 Создание базы данных
Запись - это вся информация о клиенте, товаре, событии и т.п. Отдельный самостоятельный элемент записи (например, фамилия или адрес) называется полем. Поля могут содержать текст, числа, даты или формулы. Каждая запись базы данных содержит один и тот же набор полей. База данных может содержать до 32,000 записей; каждая запись может содержать до 256 полей.
В режиме формы пользователь просматривает и вводит информацию в базу данных по одной записи за раз, как при работе с печатными бланками. Для создания формы следует ввести имена полей. Каждому полю должно быть присвоено уникальное имя. Например, одному полю можно присвоить имя "Фамилия", а другому - "Имя". Кроме того, форма может содержать заголовки и другую информацию. Например, в форме можно разместить подписи: инструкции, описания или примеры правильно введенных значений.
В режиме таблицы пользователь просматривает и вводит информацию в таблицу, представляющую собой сетку столбцов и строк, похожую на электронную таблицу. Каждая строка является записью, а каждый столбец - полем. Для создания поля следует присвоить имя пустому полю. Каждому полю должно быть присвоено уникальное имя. Например, одному полю можно присвоить имя "Фамилия", а другому - "Имя". Если число не помещается в поле базы данных, так как оно слишком большое или для него выбран неправильный формат, то Works изображает его как "#####". Для того чтобы увидеть число или дату, необходимо увеличить ширину поля или изменить формат числа или даты. Способ изменения размера поля зависит от текущего режима базы данных.
Процедура добавления и удаления записей в режиме формы и таблицы необычайно проста. Каждая база данных может содержать до 32,000 записей. Для того чтобы добавить запись в режиме формы надо перейдите к записи, перед которой следует вставить новую запись, и выберите Запись в меню Поместить. Для того чтобы удалить запись в режиме формы надо перейдите к записи, которую следует удалить, и выберите Удалить запись в меню Поместить.
Формулы в базе данных используются для заполнения поля одинаковой информацией или значениями, вычисленными с использованием значений других полей. После того как формула будет введена в поле, она будет автоматически скопирована во все существующие записи, которые не содержат значения в этом поле. Для того чтобы заменить формулу в какой-либо ячейке базы данных, введите вместо нее нужное числовое или текстовое значение. При вводе информации в новую запись формула автоматически создает значение для соответствующего поля новой записи. Значение формулы не изображается в записи, в которой нет других данных Функция - это встроенная формула, которую можно использовать в электронной таблице или базе данных Microsoft Works для Windows. Система Works содержит 76 встроенных функций, предназначенных для выполнения различных вычислений.
Выделение - это способ указать Works, какую именно информацию следует обработать. Если пользователь выделит какой-либо объект в базе данных, то следующая выбранная им команда будет выполнена над выделенным объектом. Например, прежде чем изменять положение поля, необходимо его выделить. В режиме формы можно одновременно выделить несколько элементов в форме. В таком случае следующая выбранная пользователем команда будет выполнена над каждым из выделенных элементов. Например, для того чтобы заключить в рамку каждое поле, можно выделить все нужные поля, а затем выбрать команду Граница, и Works заключит в рамку каждое поле. Кроме того, можно выделить несколько элементов формы, а затем переместить их на новое место. В режиме поля команды, которые выполняются над целыми записями, выполняются над текущей записью. Например, для того чтобы удалить текущую запись, выберите Удалить запись в меню Поместить.
В режиме формы пользователь просматривает информацию в базе данных по одной записи за раз, как при работе с печатными бланками. При желании можно изменить дизайн формы: изменить положение полей или подписей, создать новые подписи, разместить цветные рамки вокруг отдельных элементов формы, изменить используемые для изображения всей формы или ее отдельных элементов цвета и узоры и т.п. Подписи - это заголовки или инструкции, размещенные в форме. Они не изображаются в режиме таблицы.
Если база данных содержит больше информации, чем помещается на одном экране, то для того, чтобы перейти к области базы данных, не видимой на экране в данный момент, следует прокрутить изображение в текущем окне. Кроме того, в режиме формы для быстрого перемещения от одной записи к другой можно использовать кнопки перемещения курсора, расположенные в левом нижнем углу окна формы. Индикатор номера записи всегда показывает номер текущей записи.
Works позволяет быстро выполнить поиск информации в базе данных. При этом можно указать, что информацию следует искать во всей базе данных или только в выделенных полях. Works выполнит поиск значений, в точности совпадающих со значением, указанным пользователем.
3.2 Оформление базы данных
По умолчанию для всех значений используется общее выравнивание: текст выравнивается по левому краю, а числа и даты - по правому краю. При желании пользователь может изменить выравнивание отдельных значений. Набор возможных способов выравнивания зависит от текущего режима базы данных.
Пользователь может вводить даты и время в поля базы данных и использовать их в формулах. Например, можно занести в базу данных дату и время создания документа, использовать даты для идентификации информации (расходы за май месяц) или вычислять временные интервалы (количество часов, необходимое для завершения проекта). Кроме того, можно ввести последовательность дат, являющуюся арифметической прогрессией.
Поля в режиме формы и таблицы могут содержать больше информации, чем изображается на экране. Для того чтобы на экране изображалась большая или меньшая часть содержимого поля, следует увеличить или уменьшить его размер. Если в поле изображается ##### или только часть его содержимого, то следует увеличить его размер, чтобы значение поля изображалось полностью. Размер поля устанавливается отдельно и независимо в каждом режиме. Например, в режиме формы ширина поля может равняться 25 символам, а высота - 2 строкам, а в режиме таблицы ширина поля может равняться 40 символам.
Для того чтобы в режиме таблицы Works автоматически вычислил и установил ширину поля, необходимую для размещения самого длинного значения в этом поле, укажите на имя этого поля и дважды нажмите кнопку мыши или выберите Ширина поля в меню Формат и включите флажок "Лучшее заполнение". По умолчанию в режиме таблицы высота каждой записи определяется размером самого крупного шрифта и автоматически изменяется при изменении этого размера. При желании пользователь в любой момент может самостоятельно установить любую высоту любой записи или предоставить эту работу Works.
Для оформления базы данных можно использовать шрифты различных типов, размеров и начертаний. Например, для выделения важной информации (заголовков, итоговых сумм и т.п.) можно использовать крупный шрифт или полужирное начертание, а для того, чтобы уместить больший объем информации в форме, - использовать более мелкий шрифт. При желании можно использовать разные комбинации типов, размеров и начертаний для оформления каждого элемента базы данных. В режиме таблицы можно показать или удалить линии сетки между полями и записями. Кроме того, линии сетки можно напечатать.
Пользователь может сделать невидимыми отдельные записи. Такие записи не изображаются на экране, не печатаются, не включаются в отчеты, комбинированные документы и почтовые наклейки. При желании можно поменять местами видимые и невидимые записи, а также показать все записи. Для того чтобы изменить способ изображения чисел в поле базы данных, следует изменить числовой формат для этого поля до или после заполнения этого поля. Если вы собираетесь использовать одинаковый формат для нескольких разных значений, то, возможно, удобнее изменить формат после ввода этих значений. По умолчанию Works изображает числа в общем формате. Кроме того, можно использовать следующие числовые форматы: фиксированный, денежный, европейский, процентный, экспоненциальный, с нулями в начале, дробный, даты, времени, текстовый и логический.
Примечание: Если вы введете перед числом символ денежной единицы (например, $), то для его изображения будет использоваться денежный формат. Если вы введете перед числом символ процента (%), то для его изображения будет использоваться процентный формат.
При выполнении сортировки изменяется порядок записей в базе данных. Таким образом можно упорядочить адреса по почтовому индексу, список клиентов по алфавиту, каталог товаров по розничной цене и т.п. Works может сортировать записи по возрастанию или по убыванию. Works позволяет сортировать базу данных сразу по трем полям. При определении полей для сортировки первым следует указывать наиболее значимое поле.
В режиме формы пользователь может изменить узоры отдельных элементов формы, в том числе, подписей, полей, имен полей и рамок, размещенных в форме с помощью команды Рамка в меню Поместить. При желании можно изменить узор всей формы. Выделение отдельных полей разными цветами или узорами упрощает поиск важной информации в форме и ввод информации в базу данных с помощью этой формы. При наличии цветного принтера можно печатать цветные формы.
Для изображения базы данных в режиме таблицы можно использовать различные узоры. В режиме таблицы можно:
·Изменить узор для всех значений в поле
·Изменить узор для всех записей в базе данных.
В режиме формы можно нарисовать рамку вокруг полей, имен полей, подписей и других объектов. Если вы выделите одновременно имя поля и соответствующее ему поле, то оба элемента будут заключены в одну рамку. Для того чтобы заключить в одну рамку большую область формы, используйте команду Рамка в меню Поместить, с помощью которой можно разместить в форме рамку любых размеров. При размещении рамок можно использовать разные типы и цвета линий.
Наличие рамок в таблице или описании отчета позволяет выделить важную информацию и упрощает ее поиск. В режиме таблицы при размещении рамки вокруг одного значения поля Works автоматически добавляет рамку указанного типа ко всем значениям в этом поле. При размещении рамки вокруг одной записи Works автоматически добавляет рамку указанного типа ко всем записям в базе данных. В режиме описания отчета можно заключить в рамку все значения формул или только заголовок отчета и значения групповых полей.
При работе с базой данных пользователь может отменить ввод или изменение информации или изменение в оформлении, если сразу после выполнения этой операции выберет команду Отменить в меню Правка. Например, если вы случайно удалили содержимое поля, то сразу же выберите Отменить, чтобы восстановить удаленное значение. Если предыдущее действие нельзя отменить, то название этой команды меняется на "Отмена невозможна". Важно помнить, что отменить можно только последнюю выбранную пользователем команду или ввод последнего значения. Сразу после отмены операции название этой команды меняется на "Восстановить"; выберите эту команду, чтобы восстановить состояние текущего документа, каким оно было до выполнения отмены.
3.3 Печать сведений из базы данных
Существует несколько способов напечатать информацию из базы данных.
1) В режиме формы можно напечатать форму в том виде, в котором она изображается на экране. При этом можно напечатать отдельные записи или все записи, указать, сколько записей следует печатать на одной странице: одну или несколько, а также напечатать пустую форму, которая содержит только имена полей и подписи и не содержит значения полей.
2) В режиме таблицы можно напечатать базу данных в виде сетки строк и столбцов (как на экране). При этом можно напечатать только значения полей или добавить к ним имена полей и номера записей.
3) В режиме описания отчета можно напечатать содержимое записей, а также добавить заголовки, подписи и групповые поля.
Верхний колонтитул - это текст, который печатается вверху каждой страницы документа. Нижний колонтитул - это текст, который печатается внизу каждой страницы документа. В колонтитулы можно включить номера страниц, дату и время; текст колонтитула можно выровнять с помощью специальных символов. В текстовом процессоре абзацы верхних и нижних колонтитулов могут состоять из нескольких строк и содержать рисунки и иллюстрации.
Если информация, которую следует напечатать, не помещается на одном печатном листе, то Works автоматически разбивает базу данных на страницы. При желании можно изменить автоматическое разбиение на страницы, разместив в нужных местах документа маркеры конца страницы. Разбиение документа на страницы в разных режимах устанавливается независимо.
Можно добавить номера страниц к документу текстового процессора, электронной таблице, базе данных или отчету по базе данных с помощью команды Колонтитулы (меню Вид). Можно напечатать номера страниц внизу или вверху каждой страницы, запретить печать номера страницы на первой странице документа или изменить начальный номер страницы документа. Для того чтобы получить информацию о настройке колонтитулов, выберите раздел "Колонтитулы" в конце этого раздела.
Перед тем как напечатать документ Works, его можно просмотреть на экране. Поля, верхние и нижние колонтитулы располагаются на своих местах; кроме того, показано действительное разбиение документа на страницы. При желании можно увеличить масштаб изображения.
Можно указать, какой принтер следует использовать для печати документов Works. После того как будет выбран принтер, который следует использовать для печати документа, пользователю станут доступны только те шрифты и параметры принтера, которые можно использовать для указанного принтера. Works может использовать только те принтеры, которые установлены в Microsoft Windows. Для получения информации об установке принтеров обратитесь к документации по Windows.
Если у вас есть база данных с именами и адресами и комбинированный документ, который содержит прототипы полей базы данных, то можно напечатать столько разных копий комбинированного документа, сколько записей содержится в базе данных.
С помощью текстового процессора можно создать автономный конверт или разместить информацию о конверте в документе текстового процессора. В последнем случае информация о конверте хранится в начале документа и отделена от основной части документа маркером конца страницы, который нельзя удалить. Кроме того, в адрес на конверте можно включить поля базы данных. Таким образом можно напечатать конверты для комбинированных документов.
Размеры страницы, поля и ориентация определяют, как Works печатает документ. Пользователь может изменить размеры страницы и ориентацию согласно используемой бумаге. Кроме того, можно изменить ориентацию документа на странице: напечатать его горизонтально.
4. Взаимодействие между компонентами Works и другими приложениями
Works поддерживает используемый в среде Windows механизм обмена данными OLE, поэтому при копировании и перемещении информации между компонентами Works и другими приложениями, работающими в среде Windows и поддерживающими OLE, можно вносить любые изменения во вставленный объект, не выходя из документа-получателя.
4.1 Взаимодействие текстового процессора
4.1.1 с электронной таблицей
В документе текстового процессора можно создать таблицу 2 способами:
1) Вставить пустую электронную таблицу.
Нужно выбрать команду Поместить -> Электронная таблица... , не выходя из текстового процессора . Этот способ рекомендуется использовать в том случае, если требуется упорядочить информацию в таблице по алфавиту или использовать вычислительные возможности электронной таблицы.
2) Вставить существующую электронную таблицу.
Нужно перейти в электронную таблицу, выделить диапазон ячеек, командой Правка -> Копировать... скопировать в буфер обмена и, перейдя в текстовой процессор, вставить таблицу командой Правка -> Вставить... .
4.1.2 с базой данных
Комбинированный документ - это документ текстового процессора, в который вставлены поля из базы данных Works. В этом случае будет напечатан один документ для каждой записи базы данных. Для разработки комбинированных документов можно использовать программу-мастера "Комбинированные документы".
4.1.3 с другими компонентами и приложениями
4.1.3.1 ... диаграмма
С помощью команды Диаграмма (меню Поместить) можно разместить в документе текстового процессора диаграмму, которая будет обновляться автоматически при любом изменении этой диаграммы в исходной электронной таблице Works.
Для того чтобы разместить в документе текстового процессора диаграмму, не связанную с исходной электронной таблицей, используйте команды Копировать и Вставить (меню Правка). После того как диаграмма будет размещена в документе текстового процессора или форме базы данных, можно изменить ее размеры или нарисовать вокруг нее рамку.
4.1.3.2 ... иллюстрация
Команда Иллюстрация (меню Поместить) открывает коллекцию иллюстраций Microsoft ClipArt. Пользователь может просмотреть эту коллекцию и выбрать отдельные иллюстрации для размещения в документе текстового процессора. Иллюстрации - это подготовленные графические изображения, включенные в пакет Works или приобретенные отдельно.
4.1.3.3 ... заголовок
Средство Microsoft WordArt позволяет создать и вставить в документ текстового процессора данных текст, оформленный с применением специальных эффектов (заголовок). Например, можно изменить наклон символов, расположить символы в виде круга или полукруга, напечатать текст вертикально, включить в текст символы, отсутствующие на клавиатуре, и т.п. После того как заголовок будет вставлен в документ, пользователь может изменить его положение и размеры точно так же, как и любого другого вставленного объекта.
4.1.3.4 ... аннотация
Средство Microsoft
